Att ha rätt intranät för sin verksamhet är viktigare än någonsin

Med en meningsfull definition och ett holistiskt synsätt kan intranäten fortsätta att utvecklas och nå helt nya höjder av värdeskapande för alla organisationer. När den digitala arbetsplatsen blivit verklighet är intranätets roll viktigare än någonsin förut.

 

Vad är ett intranät? Denna till synes enkla fråga har naturligtvis även ett till synes kort och enkelt svar, och många beskriver ett intranät som en ”intern webbplats” eller något liknande. Vi kan till och med låta Svenska Akademin besvara frågan och definiera ett intranät som ett ”internt datornät inom en organisation”. 

SAOL: 
intra|nät substantiv ~et; pl. ~
internt datornät inom en organisation 

Men vänta nu, ”intern webbplats”, betyder det att endast anställda får komma åt det och endast när dom är på sin arbetsplats? Och ”internt datornät”, betyder det att allt som hänger ihop är en del av intranätet? De korta och enkla svaren kanske inte är så tydliga, kompletta, eller ens korrekta när man tänker ett steg till. 

En anledning till detta är att intranätets roll har utvecklats och mognat med åren i takt med det syfte och uppdrag som intranätet har, och även om svaret en gång i tiden kanske var enkelt så är idag det inte längre fallet. Så hur skulle det se ut om definitionen av ett intranät istället baserades på dess grundläggande syfte? 

”Ett intranät ska stötta medarbetare att utföra sina uppgifterfacilitera internkommunikation, underlätta samarbete, samt förstärka företagskulturen.” 

Det känns mer rätt, men vi vet även att syftet är väldigt olika för olika organisationer och verksamheter, och till och med för olika delar inom samma organisationer. Detta gör i sin tur att betydelsen för intranätet och gränsdragningar kring intranätet blir väldigt varierande. 

Jag tycker inte vi ska hänga upp oss på att hitta EN definition av vad ett intranät är – det handlar istället om vad som är meningsfullt och värdefullt för varje enskild verksamhet och situation.

Ställ er därför istället frågan vad ett intranät är för er och investera i den förståelsen, där finns det rätta svaret. Och det är då vi också förstår vikten av en intranätstrategi, och varför en intranätstrategi inte är den andra lik. Men förståelsen för vad intranätet är kanske inte ens är intressant för fler än de som arbetar med att utveckla intranätet. För användaren spelar det ingen roll om resan för att lösa en uppgift tar dom via tjänster och system utanför intranätets gränser, man har ändå funnit (eller inte funnit) sina svar ”på intranätet” för att det var där man startade, eller för att det såg ut som att man var på intranätet. 

Vi kan bredda den diskussionen ytterligare ett steg och lägga till begreppen ”externwebb, ”extranät” och ”portal”. En externwebb” som traditionellt syftar till den externa budskapsplattformen, ”extranät som på samma sätt syftar till en samarbetsplattform där verksamheten möter externa partners, leverantörer osv, och en ”portal” som tillhandahåller ingångar till den samling verktyg och tjänster som användarna behöver. Men även dessa definitioner och distinktioner känns förlegade i dagens digitala ekosystem. Det är så många likheter mellan ”intranät”, ”extranät”, ”portal” och ”externwebb”, och framförallt så många mervärden med att skapa kopplingar mellan dessa så att gränserna mellan syfte, mening och teknik suddas ut alltmer. Se bara på hur vi tillsammans med Nacka kommun skapade en enhetlig digital plattform som innefattar alla dessa delar. 

Intranätens tidsperioder 

Det finns idag många föreslagna mognadsmodeller för intranät och digitala arbetsplatser, men om vi ser till de tidsperioder som intranäten tagit sig igenom under historien definierar jag följande klassificering.  

Cryogenian
Mycket enkla intranät tar form baserat på den webbteknik som sprids kommersiellt över hela världen. Initialt beståendes endast av ett fåtal sidor med länksamlingar som över tid utvecklades till informationssidor, nyhetsbrev och dokumentsamlingar. Intranäten lär sig rudimentär envägskommunikation från centrala delar till periferin av cellen och fungerar som statisk dokumentation över den samlade kunskapen inom organismen. 

Jurassic 
Nya tekniska möjligheter och större förståelse för möjligheterna internt gör att IT och HR ansluter kommunikationsavdelningen i arbetet. Tiden för att kläcka nya intranät förkortas och en ny form av portal ser ljuset där bättre sökmöjligheter och länkar till relaterade verktyg blir vanliga. Intranäten blir mer interaktiva och värdeskapande som en startpunkt för produktivitet, men begränsas fortfarande av stela och klumpiga funktioner. 

Paleogene 
Den sociala vågen sveper över världen och in över intranäten som ger användare möjlighet till nya former av dialog, kommunikation och samarbeteAnvändarprofilerna vidareutvecklas och det blir enklare att hitta och kontakta andra individer i populationen. Värdet av design sprider sig till interna applikationer och intranäten börjar få utseenden som liknar system och tjänster på utsidan. Artrikedomen av tjänster exploderar och djupare integrationer med andra system blir naturligt. Användande på mindre enheter och utanför det naturliga habitatet ökar. 

Neogene 
Informationsanalys och maskinlärande blir mer sofistikerat vilket ökar personaliseringrelevans och möjliggör rekommendationer. Realtidsinformation och artificiell intelligens som beslutsstöd sprids och en kultur av innovation uppmuntras kollektivt. Användarupplevelsen blir mer central och intranätet gör det möjligt att utföra uppgifter på ett sammanhängande sätt. Förståelsen för värdet av intranät ökar genom ett holistiskt synsätt på hela ekosystemet som sammankopplar intranätet med andra tjänster, verksamheten och externa intressenter, och en kontinuerlig evolution som ständigt anpassar sig efter verksamhetens och användarnas behov. 

Intranätens framtid 
Det som kallas ”den digitala arbetsplatsen” utvecklas i en rasande takt och det har naturligtvis påverkat intranätens utveckling de senaste 10 till 15 åren. Bland alla nya och föränderliga verktyg som tillhandahålls behövs en central och pålitlig plats där man kan få en överblick och skapa ordning i sin digitala vardag. 

Så tvärtemot vad många hävdar idag så är intranäten absolut inte onödiga eller utdöende! Det är min bestämdaste åsikt att det är precis tvärtom och intranätens roll i arbetsplatsen har aldrig varit viktigare än nu. Men om man fastnar med ett föråldrat intranät som har ett för smalt syfte med en hård konkurrens från andra applikationer som erbjuder liknande funktioner på ett mer modernt sätt så kan det nog kännas som att intranätens tid är förbi. 

Intranätens roll i arbetsplatsen … har aldrig varit viktigare än nu. 

Intranäten har utvecklats och kommit så långt och har en enorm potential och kraft att fortsätta utvecklas. Det vore ett misstag att försöka stoppa eller begränsa det. 

The kind of control you're attempting simply is... it's not possible. If there is one thing the history of evolution has taught us it's that life will not be contained. Life breaks free, it expands to new territories and crashes through barriers, painfully, maybe even dangerously, but … life finds a way. Dr. Ian Malcolm, Jurassic Park 

Med en intranätstrategi som grund och en upplevelsestrategi för hela ekosystemet säkerställer vi rätt förutsättningar, rätt fokus och rätt investeringar. Både för intranätet och för den digitala arbetsplatsen i stort. Intranäten är, och förblir, ett nyckelverktyg för produktivitet i arbetet och kommer vara en viktig del i den nya typen av arbetsplatser som vi nu ser formas. 

Stefan Strömquist

Vill du veta mer om hur vi arbetar med intranät, intranätstrategier och upplevelsestrategier?

Tre symboler föreställande personer i varsin cirkel ihopkopplade

Ladda ner vårt whitepaper där vi beskriver vi vad en intranätstrategi bör innehålla och hur ni bäst arbetar strategiskt med ert intranät för att skapa långsiktigt värde för era medarbetare, er verksamhet och era kunder. 

Relaterade academyinlägg

Minska friktionen i den digitala arbetsplatsen med en tydlig upplevelsestrategi För att vara framgångsrik i skapandet av en digital arbetsplats behöver vi förstå hur applikationer, tjänster, medarbetare och kunder samspelar och skapar de upplevelser som avgör hur vårt varumärke uppfattas och vårt totala värde.