Pip - Ytterligare en process som lovar guld och gröna skogar, eller?

Praktisk innovationsprocess är en enklare, mer praktiskt och mer greppbar än andra metoder - vi förklarar hur.

Pip är inte magi om man jämför med andra processer. Faktum är att vi har arbetat med de flesta design- och innovationsmetoder som finns på marknaden och det har fungerat bra under många år. De problem vi stöter på är att:

1: Designprocesser är svåra att ta till sig och anamma i verksamheten
2: Det burkar vara svårt att se hur man går från ett steg till ett annat.

Där finns magin i Pip. Vi har gjort det enklare, mer praktiskt och greppbart än andra metoder.

Grunden i Pip är att göra abstrakta tankar konkreta, för det är endast när ett behov, en idé, ett koncept eller en lösning är konkret som vi kan ta beslut på om det är värt investeringen att utveckla den.

Abstrakt till konkret, det är en tanke som finns inom många andra discipliner och som vi har tagit fasta på. Jämför man t.ex. med arkitektur så är det väldigt långt hopp mellan Santiago Calatravas berömda idéskiss på en vriden överkropp till den fantastiska skyskrapan Turning torso i Malmö. En abstrakt design till en konkret byggnad.

Okej, så förklara hur man gör om det nu är så lätt

Först måste vi vara överens om att världen är komplex och att trender och händelser som kommer påverka vårt projekt gör saker mer abstrakta. Allt ifrån GDPR-direktiv och nya teknikstandarder, till politiska beslut och virusutbrott. Saker som kan eller inte kan påverka vår innovationsresa. Hemligheten är att vi vet att saker ständigt förändras och då kan vi vara agila och utvärdera hur stor påverkan detta kommer ha.

Med detta i åtanke ter det sig ganska klart varför Pip inte är en Ikeainstruktion för innovation.

Steg 1: Utforska nuläget

Det är ofta vi stöter på situationer när en nulägesanalys redan är genomförd. Men låt oss i detta exempel lyfta en vanlig situation:

”Vårt nuvarande ärendehanteringssystem bygger på gammal teknologi, avtalet med leverantören går ut vid årsskiftet och det är bråttom att få något nytt på plats.”

Vad vi som innovationspartner gör här tillsammans med kunden är att säkerställa utvärderingen. Detta kan man göra över en dag till en månad, beroende på hur säker man vill vara eller hur bra arbete det har gjorts innan. Vi måste också vara säkra att alla har samma bild av verkligheten. Om ingen utvärdering har gjorts så är det där vi börjar.

Steg 2: När vi utforskat nuläget måste vi definiera det

Precis som i steg 1 så beror tidsåtgången för steg 2 på hur mycket abstraktion det finns. Vi vet att vårt ärendehanteringssystem fungerar och vi kan handlägga alla ärenden. Men under steg 1 så fick vi reda på att många av de som jobbar i systemet arbetar på många olika sätt. Alla är överens om att det borde finnas en och samma rutin. Vi måste därför definiera hur vi vill jobba, vilka beroenden det finns och vad som påverkar våra processer. Här finns det många metoder för att definiera det och olika metoder är bra på olika saker. Som exempel har vi gjort en variant av value stream mapping, vi samlade handläggarna för en ärendetyp och de fick berätta alla steg de tog i processen. Efter kartläggning av nuläget försökte vi hitta kortaste vägen fram till målet för att se om vi kunde effektivisera flödet.

Steg 3: Har allt gått som det ska så vet vi nu vad problemet är

Vi vet nu vart vi ska och vad vi vill uppnå. Det är mellan de två punkterna innovationen sker. Det behöver inte skapas en AR-app eller sättas cyberhjälmar på alla medarbetare, men kan vi fylla gapet mellan nuläget och börläget, då har vi innoverat. Vi har en riktning och vi har våra förutsättningar.

I detta fall är teknikvalet redan gjort, en standardplattform var redan upphandlad, så den måste vi förhålla oss till. Inom ramen för projektet fanns det inte budget för att göra någon handpåläggning på gränssnittet utan vi var tvu att använda ”out of the box” utseendet samt standardfunktionalitet.

Här kunde vi påvisa värdet av PIP-processen. Genom att jobba med användarna, utvecklarna och designers kunde vi definiera vad användarna försökte uppnå i sin process och vilka effekter de var ute efter. Vi kunde snabbt skapa prototyper (i Adobe XD i detta fallet), stämma av med utvecklarna att prototyperna inte avvek från standardfunktionalitet, användartesta dem på verksamheten, iterera om vi hade missat något och börja utveckla. På väldigt kort tid kunde vi få fram koncept på lösningar som var testade och godkända av användare, verksamhet samt utvecklare.

Steg 4: Enklaste steget?

Nja, nu är det dags att bygga vårt ärendehanteringssystem, utveckla, produktionssätta, acceptanstesta osv. Vi brukar tycka det är bäst att köra steg 3 och 4 ganska nära sammanflätade, en klassisk ”lean startup-snurra” där man testar teknik och interaktioner i steg 3 för att sedan lyfta över det i någon form av sprintplanering i steg 4.

Jag hoppas detta har gjort att du har fått en förståelse för hur man rent konkret skulle kunna jobba med vår process. Alla projekt är olika och har sina unika utmaningar. Men vi har använt detta på många olika kunder, problem och typer av lösningar att vi är säkra på att oavsett vad din verksamhet vill uppnå så kan vi hjälpa er med hjälp av Pip. Läs mer om Pip här.

Cecilia Lindholm Kapetanakis

Har du några frågor om Pip? Jag berättar gärna mer!

Relaterade academyinlägg

Minska friktionen i den digitala arbetsplatsen med en tydlig upplevelsestrategi För att vara framgångsrik i skapandet av en digital arbetsplats behöver vi förstå hur applikationer, tjänster, medarbetare och kunder samspelar och skapar de upplevelser som avgör hur vårt varumärke uppfattas och vårt totala värde.